3 uitdagingen die komen kijken bij het plannen van een flexpool

Het plannen van een flexpool kan ontzettend complex zijn. Je bent afhankelijk van de beschikbaarheid van medewerkers, opdrachtgevers die specifieke kwaliteitseisen van medewerkers willen of bepaalde materialen. Dit kan variëren van een flexpool zorg tot een flexpool publieke sector. Fleks zet de grootste uitdagingen voor je op een rijtje, want met passen en met meten wordt de meeste tijd versleten.

1. Niet voorbereid op last-minute veranderingen

Voor bemiddelingsbureaus en uitzendbureaus bestaat een planning vaak uit veel verschillende aspecten. Hierdoor kan er ook vaak iets op het allerlaatste moment veranderen. Denk aan een medewerker die onverwachts ziek is of simpelweg niet komt opdagen of een belangrijke klant die een last-minute opdracht heeft die echt vervuld moet worden. Worst case scenario, all of the above at the same time. Jij als poolmanager moet dan met een oplossing komen en gaan rondbellen. Dit kost zeeën van tijd kost!

Wat is de oplossing? Binnen de planningssoftware van Fleks zijn er verschillende mogelijkheden om deze last-minute wijzigen te verhelpen. Je kan bij ons Diensten Delen, wanneer jij een connectie maakt met een ander bureau. Dan kan je samen zorgen voor een optimaal gevulde planning, met een oneindige flexpool. Wellicht heeft jouw connectie nog wel beschikbare medewerkers in zijn/haar flexpool. Daarnaast kan je in de app pushmeldingen sturen met open diensten. Dus als jij een last-minute afzegging hebt, krijgt jouw flexpool meteen een seintje. Dit bespaart jou als poolmanager enorm veel tijd en ontvangt de flexpool niet onnodig veel telefoontjes over wijzigingen. 

2. Slechte communicatie

Het vullen van een flexpool planning is ontzettend ingewikkeld. Je moet met allemaal wensen en mensen rekening houden. Medewerkers die zich afvragen waarom ze ergens zijn ingepland of die heel laat ingepland voor een bepaalde dienst. Het kan zo zijn dat zij op hun locatie aankomen en totaal niet zijn voorbereid op wat komen er gaat. Dit alles kan voor zorgen voor frictie tussen de poolmanager en de flexpool

Hoe los je dit op? Keep in touch with your workers! Fleks beschikt over de communicatiemodule, waarmee je eenvoudige push en persoonlijke berichten verstuurt. Hiermee kan jij je flexpool altijd updaten over de laatste ontwikkelingen van hun dienst en gaan zij met een tevreden gevoel van start.

Is dit nog niet genoeg? Je kan bij ons video’s uploaden met uitleg en instructies van de werkzaamheden die zij zullen vervullen op locatie. Daarna kan je hen een leuke quiz laten doen om te testen of zij er echt klaar voor zijn! Op deze manier ben je open naar jouw werknemers over wat er nodig is voor die werkdag en weten zij precies wat zij kunnen verwachten.

3. Geen inspraak van flexpool

Tegenwoordig is medewerkerstevredenheid een dikke must en één van de belangrijkste factoren voor een succesvolle onderneming. Het schijnt zelfs zo te zijn dat tevreden medewerkers harder werken en dit resulteert weer in een hogere klanttevredenheid! Maar nu rest de belangrijke vraag: hoe zorg je dat jouw flexpool tevreden is en hoe houd je ze tevreden?

Flexpool medewerkers vinden het belangrijk om gehoord te worden. Vonden zij hun dienst niet leuk of waren er problemen, dan willen zij dit graag delen. Binnen Fleks kan je jouw flexpool een evaluatie over hun dienst laten invullen. Op deze manier ontvang je feedback over het project, maar ook over de opdrachtgever waarvoor zij hebben gewerkt, wellicht een nieuwe klant. Win-win dus! Je geeft jouw flexmedewerkers het gevoel dat zij gehoord worden en kan volgende keer met het inplannen beter rekening houden met hun wensen.